Trabajo con Windows y el paquete Office todos los días. Vamos… como pasa en la mayoría de empresas y, sobre todo, si son bastante grandes donde hay un departamento que centraliza y establece una plataforma de trabajo cerrada. no puedo elegir
Hace un tiempo permitimos que las unidades de red clásicas funcionaran en One Drive. Esto suponía una gran ventaja a la hora de conectarnos desde el extranjero sin usar VPN y desde cualquier dispositivo, pero a cambio de una pérdida de velocidad y una mayor complejidad en la organización de los documentos.
La cuestión es que nunca hemos intentado que dos personas trabajen en el mismo documento con Office y es un verdadero drama.
⁃ Si trabajas con la aplicación de escritorio, más completa, con más capacidad, más rápida, olvídate de colaborar en tiempo real. Tienes que ir guardando para ver lo que ha estado jugando el otro jugador.
⁃ Si trabajas en la web, el único razonablemente bueno es Word, con Excel corres el riesgo de perder datos (basta con agregar una línea para molestar a tu interlocutor). Y con PowerPoint ya es imposible.
⁃ Con la aplicación de escritorio te arriesgas a no poder guardar tu trabajo y tienes que seguir guardando una copia del documento. Esto falla constantemente, incluso si nadie más está trabajando en ello.
De todos modos… Lo he intentado, te juro que lo he intentado y ascendido, pero es lamentable. La gente prefiere enviar el documento por correo (con sus idas y venidas), aunque tengamos grupos muy grandes, ya que la colaboración apenas funciona.
trabajo
En mi departamento compramos una MacBook Pro de 15” en 2015 para realizar una serie de tareas muy engorrosas con la computadora del trabajo.
Quizás hace un año nos encontramos con la necesidad de generar documentos PDF a partir de tablas con mucha información cambiante. Esto antes se hacía con Excel, pero cada vez que había que hacer un cambio que no cabía en la misma celda, añadir una fila o una columna, se perdía todo el diseño del documento. Aparte de las limitaciones del diseño de Excel. Era un trabajo que consumía mucho tiempo cada vez que era necesario actualizar el documento.
Se me ocurrió que podríamos trabajar con otro software que nos permite manejar tablas de datos pero con mucha facilidad de maquetación: Numbers.
Diseño con números
Aprovechando el Mac del departamento le hemos dado un cambio total al documento, ahora podemos poner varias tablas con diferentes formatos, número de filas y columnas, todo en una misma hoja y con una excelente apariencia visual. Y si tenía que cambiar filas, columnas… no se perdía el diseño. El trabajo de horas o días donde la actualización se convertía en minutos.
Colabora en tiempo real
Pero ese fue solo el punto de partida. En una ocasión que teníamos mucha urgencia y tuvimos que hacer muchos cambios, compartí el documento con mi iPad y dos personas empezaron a trabajar en el mismo documento en tiempo real.
Esto es trabajar en tiempo real, viendo lo que hace la otra persona mientras lo hace y mientras tú trabajas. Y también con la aplicación de escritorio (en este caso en Mac y iPad). Todo salió bien y sin errores.
Alguien me puede decir que esa fluidez también se consigue con Google Docs, y es cierto pero, al margen de las cuestiones de privacidad, aquí también la hemos conseguido con la aplicación de escritorio y con todas sus prestaciones y potencia, que superan con creces a una web.
Esto es especialmente notable cuando se trabaja en un documento de Keynote, con muchos gráficos. Trabajar en sociedad con Keynote es otro mundo.
Y el coronavirus ha llegado
Ha llegado el Coronavirus y todo el mundo ha tenido que irse a casa para teletrabajar. El Mac se quedó en la empresa y era hora de actualizar el documento, pero los compañeros que trabajan allí no tienen Mac ni iPad…
No pasa nada, a través de iCloud.com pudieron seguir trabajando en el mismo documento en el navegador web. Estuvimos trabajando 3 personas a la vez (dos vía web y una en la aplicación de escritorio) sin el menor retraso ni error.
Es un placer.
Nota adicional
El MacBook Pro, a pesar de tener 5 años, funciona más fluido y con menos problemas que los nuevos PC que nos pusieron el año pasado. Aunque ninguno de mis compañeros era maquero, ahora todos quieren usarlo.
