Herramientas para el teletrabajo
Dejar a sus empleados la opción de trabajar a distancia o permanecer en el corazón de su empresa mientras trabaja de forma remota es posible gracias a las herramientas de comunicación y colaboración.
Estas herramientas permiten al teletrabajador mantenerse informado de las actividades de la empresa y participar en tiempo real en los proyectos en curso de la misma forma que si estuviera trabajando dentro de la empresa.
- Herramientas de comunicación
- Herramientas de colaboración
- Plataformas de teletrabajo
- Redes sociales o internas de la empresa
Herramientas de comunicación
Existen muchas herramientas económicas y fáciles de usar para transmitir información, instrucciones o archivos entre empleados:
- Correos electrónicos: ahora de uso común para todos los profesionales, para la transmisión de documentos, en particular mediante anexos.
Outlook, Thunderbird
- mensajería instantánea: escribir y recibir breves instrucciones y detalles en tiempo real, comunicar rápidamente sobre el avance de la obra, mantener contacto permanente. Si usted o sus empleados tienen una cámara web, entonces es posible el videoteléfono.
MSN Messenger, Google Talk
- Softphones o ToIP: para realizar llamadas gratuitas de pc a pc. Se trata de software de telefonía para descargar e instalar directamente en la computadora. Después de la descarga, todo lo que tiene que hacer es ingresar una dirección de correo electrónico que luego comunicará a sus colaboradores. Algunos softphones combinan otras funciones: intercambio de archivos, mensajería instantánea, telefonía de video.
Skype, Windows Live Call, Wengo, Yahoo Messenger, Google Talk
Skype para el negocio
Skype y sus 300 millones de suscriptores definitivamente se han ganado a Microsoft, que quiere desarrollar una aplicación profesional de mensajería instantánea. Se llamará Skype for Business y será un cóctel de las funciones de comunicación de Skype y la dimensión empresarial de Lync, anteriormente propiedad de Microsoft. En el menú de esta herramienta disponible a mediados de 2015, llamar a la transferencia, llamar a una persona desde el buzón de voz con un solo clic, interno o externo a la empresa.
- Voz sobre IP: ahora casi todos los proveedores de acceso a Internet ofrecen un servicio de VoIP para realizar llamadas gratuitas de un teléfono fijo a otro fijo.
- Webconference: para realizar reuniones virtuales, no alrededor de una mesa sino alrededor de un sitio web. Características de las soluciones de conferencia web: uso compartido de aplicaciones, documentos, navegadores de Internet, presentación en línea y modificación de documentos (incluidas presentaciones de PowerPoint, lectura de artículos de PowerPoint compartidos), chat, mensajería instantánea, pizarra virtual.
WebEx, Office Live Meeting, Raindance, Genesys
Herramientas de colaboración
Las herramientas colaborativas permiten al teletrabajador participar, seguir en tiempo real el avance de los proyectos e intervenciones individuales, a través de herramientas de creación y seguimiento.
- Herramientas para compartir el trabajo
Permiten que varias personas trabajen de forma remota en el mismo documento de trabajo. La ventaja: los cambios realizados no borran las versiones anteriores. La desventaja: los colaboradores no pueden intervenir al mismo tiempo sobre un mismo documento, intervienen uno tras otro.
La wiki es un sitio web libremente modificable por sus usuarios. En los negocios, las wikis facilitan la redacción colaborativa de documentos, es un espacio de reflexión: intercambio y discusión en torno a nuevas ideas y nuevos proyectos, organización de eventos, elaboración de documentos de trabajo.
Exosys, Xwiki y Metawiki
El software de procesamiento de textos tiene una herramienta que le permite anotar texto para sugerir correcciones, por lo que también puede ser una buena herramienta para compartir el trabajo de los teletrabajadores. PAGS
Para acceder a esta opción, haga clic en herramientas / opción / seguimiento de modificaciones. Realice su modificación, haga clic en entrar, la modificación se muestra en forma de un inserto de color a la derecha de su texto. O vaya a la ubicación deseada, haga clic en Insertar / Comentar y escriba en el espacio que aparece.
Los foros son otra herramienta de teletrabajo. Los teletrabajadores pueden encontrar a sus empleados alrededor de esta plataforma de intercambio para compartir sus ideas, intercambiar sus puntos de vista, por ejemplo sobre el progreso de un proyecto.
Para crear un foro gratuito: xooit, forumactif.com, forumparfait.com, monforum.com.
- Herramientas de acceso a la información
Estas herramientas permiten a los teletrabajadores acceder rápidamente a todos los documentos e información que ya existen dentro de la empresa.
Además de ser un espacio de reflexión y puesta en común de trabajo, el wiki es un espacio para almacenar y compartir información, permite el libre flujo de información entre todos los empleados de tu empresa. Puede agrupar calendarios de proyectos, informes de reuniones, archivos y documentos de trabajo, base de datos de contactos, descripción de productos y servicios existentes.
Con la libreta de direcciones compartida, es posible agrupar los contactos mantenidos por cada miembro de la empresa.
- Herramientas de coordinacion
Estas herramientas de gestión de tareas facilitan el seguimiento de los proyectos y permiten organizar interacciones entre contribuyentes y entre teletrabajadores y responsables de la validación.
Una vez distribuido el trabajo, los workflows se encargan de crear automáticamente los calendarios, gestionar el archivo de documentos, monitorizar la correcta ejecución de los documentos y emitir alertas si los documentos no se devuelven a tiempo. Estas soluciones dan sus frutos.
WorkflowGen, W4, cmlight, workflow.com, wfmc.
El calendario compartido permite a los teletrabajadores de su empresa acceder al calendario de todos en línea. La agenda compartida se actualiza en tiempo real y todos pueden organizar su tiempo de trabajo de acuerdo con los horarios de sus empleados para una mayor eficiencia.
PartAgenda, Calendae
Plataformas de teletrabajo
Existen plataformas de teletrabajo para empresas, que reúnen varias de las herramientas mencionadas anteriormente. El uso de estas plataformas es de pago.
Ieweb, solución de colaboración, Zevillage
Redes sociales o internas de la empresa
Operando bajo el mismo principio que las redes sociales profesionales o públicas en general, las redes sociales corporativas facilitan el intercambio de información y la comunicación dentro de la empresa o en un grupo de trabajo.
Estas herramientas generalmente ofrecen soluciones "llave en mano" para la empresa y sus empleados. Estas son plataformas con características que satisfacen las necesidades profesionales: intercambio de documentos o archivos, discusión en tiempo real (por chat, video o voz), discusiones en grupos privados, intercambio de información, etc.
Las redes sociales corporativas pueden fomentar la emulación entre empleados, pero también son una buena forma de crear vínculos para los empleados que trabajan de forma remota. También satisfacen la necesidad de enviar información confiable en tiempo real, respetando la seguridad de cierta información interna.
También es necesario que se enmarque el establecimiento de este tipo de redes y se capacite a los empleados en su uso.
Varias plataformas se dedican a configurar una red interna para la empresa: Yammer, Slack, talkSpirit ...
