D茅jame adivinar: el jefe te ha dejado la ingrata tarea de hacer unas cartas para enviar a los miembros del personal: son documentos con contenido id茅ntico, diferente solo por algunos datos espec铆ficos relacionados con el destinatario a quien se deben enviar las cartas. Bueno, entonces, en lugar de editar documentos uno a la vez, puede confiar en la funci贸n Unificaci贸n de correo 隆en palabra!
驴C贸mo se dice? 驴Nunca has o铆do hablar de 茅l? Entonces d茅jame explicarte brevemente qu茅 es. La funci贸n "Mail merge" permite, en la pr谩ctica, crear documentos en serie, redactando el informe una sola vez y a帽adiendo campos variables, para personalizarlos seg煤n la persona, el objeto o cualquier otra entidad a la que vayan destinados. En este caso, los datos relativos a los campos a importar pueden guardarse en un libro de Excel, en un archivo .csv, en un archivo .html, en una base de datos o en otras estructuras responsables del archivo de datos.
Si todo esto te parece terriblemente dif铆cil, te puedo garantizar que, en realidad, no lo es en absoluto: si me das unos minutos de tu tiempo, te lo explicar茅 detalladamente. como combinar correspondencia de la forma m谩s sencilla posible en las aplicaciones m谩s populares del paquete Office, como Word ed Excel. Para completar la informaci贸n, le mostrar茅 c贸mo usar la misma funcionalidad dentro del programa. Escritor de LibreOffice (en este caso, hablamos de "Impresi贸n en masa"). 驴Listo para ir? Bien, comencemos de inmediato: 隆feliz lectura y buen trabajo!
铆ndice
- C贸mo combinar correspondencia en Word
- C贸mo combinar correspondencia desde Excel
- C贸mo fusionar correspondencia con LibreOffice
- C贸mo combinar etiquetas de correspondencia
C贸mo combinar correspondencia en Word
Ahora que comprende la utilidad de la caracter铆stica Combinaci贸n de correo de Word, ha llegado el momento de llegar al meollo de la cuesti贸n y comprender, en la pr谩ctica, las formas de utilizarla.
Como ya he adelantado en las l铆neas introductorias de esta gu铆a, la combinaci贸n de correo involucra y une dos categor铆as de documentos: un archivo de Word, en el que se crea el documento real que se imprimir谩; y una hoja que contiene registros de datos, que pueden estar en formato Excel, formato .HTML, formato .mdb (base de datos de Access), formato .csv y en muchos otros formatos dedicados al almacenamiento de datos.
Este archivo, al que llamar茅 a partir de ahora fuente de datos, debe "importarse" a Word, para garantizar que ciertos campos del documento se completen autom谩ticamente durante la impresi贸n, para no tener que crear muchos documentos diferentes, para imprimirlos individualmente.
De todos modos, para combinar correspondencia en Word, inicie este 煤ltimo software y elija crear un Documento en blanco, haciendo clic en el icono correspondiente adjunto a la pantalla de bienvenida del programa.
Ahora, para comenzar a fusionar el nuevo documento con la fuente de datos, haga clic en la pesta帽a Cartas, haga clic en el bot贸n Iniciar combinaci贸n de correspondencia y elija el formato de impresi贸n que necesita (p. Cartas) del panel que se le propone.
A continuaci贸n, haga clic en el bot贸n Seleccionar destinatarios, elige el art铆culo Usar una lista existente... del men煤 que se le propone y, utilizando el panel que se muestra en la pantalla, seleccione el archivo a utilizar como fuente de datos. Verifique m谩s tarde que las tablas se reconocen correctamente, coloque la marca de verificaci贸n al lado del elemento La primera fila de datos contiene encabezados de columna. y haga clic en el bot贸n OK, para proceder con la conexi贸n de los dos archivos.
En este punto, puede comenzar con la creaci贸n real de la serie de documentos a imprimir, organiz谩ndolos seg煤n sus necesidades. Por ejemplo, si necesita abrir su carta con la f贸rmula A la atenci贸n de, seguido de la direcci贸n completa de su destinatario, escriba las palabras A la atenci贸n de en el documento y, para ingresar la serie de direcciones, haga clic en el bot贸n bloque de direcciones y seleccione el formato a utilizar, utilizando el panel propuesto a continuaci贸n.
Si los campos de direcci贸n no coinciden con los especificados en la fuente de datos, puede hacer clic en el bot贸n Coincidencia de campos... y manipule la asociaci贸n de datos/columnas como mejor le parezca. Cuando haya terminado, haga clic en el bot贸n OK: si todo sali贸 bien, deber铆a ver aparecer la redacci贸n en el documento "Bloque de direcciones".
Del mismo modo, puede introducir un f贸rmula de apertura: haga clic en el bot贸n del mismo nombre ubicado en la parte superior, elija la f贸rmula que m谩s le convenga, actuando en el panel que se le propone y, cuando est茅 listo, haga clic en el bot贸n OK.
Ahora solo tienes que hacer la carta para enviarla a varios destinatarios. Si necesita ingresar un combinar campo dentro de 茅l (es decir, un dato del documento de Excel, relacionado con el destinatario actual), haga clic en el bot贸n Insertar campo de combinaci贸n y seleccione el campo de su inter茅s del panel propuesto.
Si desea excluir algunos elementos de la combinaci贸n de correspondencia, haga clic en el bot贸n Seleccionar destinatarios y elimine la marca de verificaci贸n junto a los registros del documento de Excel que no tiene la intenci贸n de usar.
En cualquier caso, una vez que haya completado la creaci贸n de la carta (o cualquier otra categor铆a de documento que haya elegido), haga clic en el bot贸n Vista previa de resultados, para ver la correcci贸n real del conjunto de documentos. Puede usar las teclas de control al lado para desplazarse de un destinatario a otro.
Cuando est茅 listo, haga clic en el bot贸n Finalizar y fusionar, elige la opci贸n Imprimir documentos... del men煤 que se le propone y haga clic en el bot贸n OK, para fusionar el conjunto de documentos. Finalmente, ajuste la configuraci贸n para que la impresora use y haga clic en el bot贸n OK, para enviar el conjunto de documentos a imprimir.
Nota: si necesita realizar cambios en un solo documento, haga clic en el bot贸n Finalizar y fusionar, elige la opci贸n Editar documentos individuales... y despu茅s de pulsar la tecla OK, identifique la letra a modificar y realice los cambios necesarios. Cuando termines, ve al men煤 Archivo> Imprimir (arriba a la izquierda), para proceder a la impresi贸n por lotes.
C贸mo combinar correspondencia desde Excel
La combinaci贸n de correspondencia, como ya se ha dicho varias veces, le permite crear e imprimir varios documentos id茅nticos, destinados a diferentes personas, a la vez.
Si tiene la intenci贸n de utilizar un archivo Excel como fuente de los datos, es necesario que 茅stos est茅n estructurados de forma congruente con el resultado que se pretende obtener. Por lo tanto, para combinar correspondencia desde Excel, es absolutamente esencial que el documento de origen cumpla con los siguientes requisitos.
- La l铆nea de salida del documento debe contener los encabezados de los campos (ej. nombre, apellido, direcci贸n, ciudad, numero di telefono etc茅tera).
- Cada columna de datos debe ser correctamente formateado, seg煤n el tipo de contenido esperado (p. testo, por nombre, apellido, direcci贸n, ciudad y n煤mero de tel茅fono, n煤mero, para cualquier figura, porcentaje, para cualquier valor porcentual, etc.).
Si necesita hacer un documento de este tipo desde cero, puede ayudar con el plantillas de Excel predefinidas, es decir, con documentos especiales que contienen un "esquema" que se utilizar谩 para archivar los datos solicitados. Para m谩s informaci贸n sobre c贸mo crear un libro de Excel, te invito a que le eches un vistazo a la gu铆a que hice al respecto.
Una vez que haya creado un libro de trabajo de este tipo, o despu茅s de modificar un archivo existente para cumplir con los requisitos que mencion茅 anteriormente, todo lo que tiene que hacer es guarda tu trabajo (yendo al men煤 Archivo> Guardar como) de Excel e inicie una combinaci贸n de correspondencia desde Word, como expliqu茅 anteriormente, utilizando el libro de trabajo de Excel reci茅n creado como fuente de datos.
C贸mo fusionar correspondencia con LibreOffice
Si prefiere usar LibreOffice en lugar de Microsoft Office, ser谩 煤til saber que es posible hacer la combinaci贸n de correspondencia (Impresi贸n en serie) tambi茅n a trav茅s Escritor, la aplicaci贸n de escritura de videos incluida en esta famosa suite para la productividad de c贸digo abierto.
Los requisitos son los mismos que se vieron anteriormente: es necesario tener un archivo que contenga los datos que se utilizar谩n como fuente; archivo que puede ser de tipo .odb (Base de datos b谩sica), .mdb (Acceder a la base de datos), . Csv (hoja de datos con separador), . Html y as铆 sucesivamente.
Tambi茅n en este caso, primero debe fusionar la fuente de datos con el documento a modificar: para poder hacer esto, primero inicie Escritor de LibreOffice llam谩ndolo desde la pantalla principal de LibreOffice, vaya al men煤 Herramientas > Directorio fuente... (arriba) y haga clic en el bot贸n Fuente de datos de la libreta de direcciones..., para seleccionar el documento de origen de datos a utilizar.
En la ventana que aparece m谩s adelante, coloque la marca de verificaci贸n junto al elemento Otra fuente de datos externa, haga clic en el bot贸n Despu茅s, luego en el bot贸n ajustes e indica el tipo de base de datos a la que desea conectarse, a elegir entre Base de datos base (dBASE), base de datos de Microsoft Access, fuente de datos JDBC/ODBC, Hoja de c谩lculo, Texto (ad es. un archivo .csv), documento Escritor o base de datos MySQL/PostgreSQL.
Una vez que haya elegido la opci贸n que mejor se adapte a sus necesidades, haga clic en el bot贸n Despu茅s y, si ha elegido usar un archivo, presione el bot贸n Navegar ..., para seleccionarlo. Despu茅s de seleccionar el archivo, haga clic en el bot贸n Probar la conexi贸n, para comprobar que se abre correctamente y, cuando haya terminado, haga clic en el bot贸n final, para volver a la pantalla anterior.
Despu茅s de este paso tambi茅n, haga clic en el bot贸n Asignaci贸n de campo, para asociar los campos de datos de la fuente con los respectivos campos de la libreta de direcciones de LibreOffice y, cuando haya terminado, haga clic en los botones OK e final, para integrar los dos archivos.
El grueso, en este punto, est谩 pr谩cticamente hecho: para insertar un campo de combinaci贸n de datos, posicionado en el punto exacto del documento, presione la combinaci贸n de teclas Ctrl + F2 (o cmd + F2 en Mac) y seleccione la pesta帽a base de datos desde la ventana que se abre en la pantalla.
Luego, expanda la secci贸n relacionada con el documento previamente importado (haciendo clic en el bot贸n [+] situado junto a su nombre) y haga doble clic en el campo piensas agregar. 隆Hecho! Si lo desea, puede dejar abierto el panel relativo a los campos disponibles (permanecer谩 en primer plano) para a帽adirlos, seg煤n sea necesario, al documento que se est谩 creando.
Una vez que haya terminado de escribir el documento, haga clic en el bot贸n cerca, para cerrar el panel de campo de datos y luego ir al men煤 Archivo> Imprimir (arriba a la izquierda), para enviar el conjunto de documentos a la impresora. Tenga cuidado de responder afirmativamente al cuadro de di谩logo que aparece m谩s adelante (de lo contrario, imprimir谩 un solo documento, 隆tal como lo ve!).
Finalmente, act煤e sobre la configuraci贸n de la impresora, seg煤n sus necesidades y, finalmente, haga clic en el bot贸n prensa.
C贸mo combinar etiquetas de correspondencia
驴Necesitas imprimir varias etiquetas, en serie, diferenciando alg煤n dato entre una etiqueta y otra? No hay problema: si usas usted puede hacer etiquetas de combinaci贸n de correspondencia de una forma realmente sencilla.
Para empezar, inicie Word y cree un documento en blanco mediante el icono correspondiente que aparece en la pantalla de bienvenida. A continuaci贸n, haga clic en la pesta帽a Cartas, luego en el bot贸n Uni贸n de impresi贸n y seleccione el art铆culo Etiquetas ... del men煤 que se le propone.
Despu茅s de este paso, utilice el siguiente cuadro de di谩logo para especificar el Formato etiquetas y su tama帽o y presione el bot贸n OK. A partir de ahora, puedes crear, manipular e imprimir las etiquetas en serie, siguiendo los mismos pasos que te describ铆 en el cap铆tulo inicial de esta gu铆a.
